Kiinteistöhuollon ostajan opas: näin laadit vertailukelpoisen tarjouspyynnön

Taloyhtiön tilanteet kiinteistöhuollon hankinnassa vaihtelevat. Joku ostaa huoltopalvelua ensimmäistä kertaa, toinen kilpailuttaa nykyisen ja kolmas haluaa päivittää olemassa olevan sopimuksen. Prosessi voi tuntua raskaalta, mutta olemme apunasi. Tämä kiinteistöhuollon ostajan opas tarjoaa selkeän muistilistan tarjouspyynnön laatimiseen huoltoyhtiöille.

Pikamuistilista tarjouspyyntöön

Vertailukelpoinen tarjouspyyntö sisältää neljä keskeistä osaa:

1. Toivottu huolto-ohjelman laajuus:
Yksi keskeisimmistä seikoista on luoda huolto-ohjelma, joka vastaa yhtiönne tarpeita. Tarjouspyyntövaiheessa tärkeintä on listata ne palvelut, joita juuri teidän taloyhtiönne tarvitsee. Taloyhtiöiden huoltopalveluiden tarpeet voivat vaihdella merkittävästi niiden koon, iän ja teknisen varustelun mukaan. Ohjelmassa on tärkeää määritellä selkeästi, mitä huoltotehtäviä suoritetaan ja kuinka usein ne tehdään. Jotta tarjousten vertailukelpoisuus säilyy, on tämä dokumentti hyvä olla jo tarjouspyyntövaiheessa. Helppo tapa on esimerkiksi listata toimenpiteet joita huoltoyhtiöltä odotetaan.

2. Taloyhtiön perustiedot jo tarjouspyynnössä:
Tarjouspyyntöön on tärkeää sisällyttää perustiedot taloyhtiöstä ja sen yhteyshenkilöistä. Nämä tiedot mahdollistavat realistisen kustannusarvion laatimisen.

Sisällytä tarjouspyyntöön ainakin:

• rakennusvuosi
• asuntojen määrä
• yleiset tilat
• lämmitysmuoto
• isännöintitodistus liitteenä

Isännöintitodistus tarjoaa tarjoajille arvokasta tietoa yhtiöstä, joten se kannattaa liittää mukaan.

3. Kilpailutusaikataulu:
On tärkeää laatia selkeä aikataulu kilpailutukselle tarjouspyynnön yhteydessä. Selkeä aikataulu auttaa myös tarjoajia vastaamaan ajallaan.

Merkitse tarjouspyyntöön nämä ajankohdat:

On tärkeää laatia selkeä aikataulu kilpailutukselle tarjouspyynnön yhteydessä. Selkeä aikataulu auttaa myös tarjoajia vastaamaan ajallaan.

Merkitse tarjouspyyntöön nämä ajankohdat:

• mahdollinen tutustumiskierros kiinteistöön
• tarjousten jättöpäivämäärä
• suunniteltu sopimuksen alkamisaika

4. Harkitse valintakriteerit ennen tarjouspyynnön lähettämistä:
Valintakriteerien harkitseminen etukäteen on suositeltavaa. Voit myös pyytää tarjoajia kertomaan, miten he huomioivat nämä asiat omassa toiminnassaan.

Mahdollisia valintakriteerejä:

• paikallisuus
• vastuullisuus
• sähköinen huoltokirja
• läpinäkyvä toiminta
• referenssit
• hintataso

Laita kriteerit tärkeysjärjestykseen oman päätöksenteon tueksi.

Apua kilpailutukseen

Myyntipäällikkömme Mika on valmiina auttamaan ja suunnittelemaan yhdessä sopivan huoltokokonaisuuden juuri teidän yhtiöllenne.

Lisätietoja Kiinteistöhuolto Tahdin kiinteistöhuoltopalveluista pääkaupunkiseudulla voit lukea kiinteistöhuoltosivultamme.

Jätä tarjouspyyntö kiinteistöhuollosta